esao 2024

General Terms and Conditions

Scope of jurisdiction

For participating in ESAO 2024 hosted by PRO-CVE, the present terms and conditions exclusively apply. Other contradictory terms and conditions of third parties or participants do not apply.

Registration/confirmation of registration
Registrations for ESAO 2024 are accepted via the electronic registration portal provided by PRO-CVE. Privacy information for this portal is provided at

By registering for ESAO 2024, participants have acknowledged and consented to the contents and the definition of target groups.

The registration only becomes legally binding by a confirmation of successful registration sent via E-mail.

Any legally binding registration is subject to these terms and conditions.

The participation in ESAO 2024 as well as additional services are fee-based, per person. The costs of payment transactions are always borne by the participant.

The participation fee is due upon receipt of the invoice and must be paid without deduction to the account specified on the invoice by credit card or bank transfer.

In the case of late payment, a first payment reminder will be sent free of charge within 10 days at the latest, after which dunning and processing costs of up to 2% of the outstanding amount may be incurred. As an option, PRO-CVE reserves the right of cancelling and reassigning the scheduled presentation in the event in the case of non-payment.

Participants have the right to cancel their binding registration. Such cancelation is to be explained in written form by a letter or by e-mail to Depending on the time and date at which participation in the ESAO 2024 was cancelled, cancelation fees apply.

The cancelation fees may be set individually in the participant contracts. If not defined otherwise, the following applies:
* Up to 2 weeks before the event, a cancellation fee of 50% will be charged
* In the event of cancellation from 2 weeks before the event, a cancellation fee equal to the ticket price will be due

Alternatively, the canceller is free to nominate a substitute person for participation in ESAO 2024 without any fees.

If a registered participant does not attend the congress, the full participation fee must be paid.

There is no entitlement to partial or full reimbursement of event fees already paid in the event of an illness-related cancellation or the premature departure of the event by the participant.

Cancelation by the organizer/change of event
PRO-CVE will, as far as possible and reasonable under the circumstances, suggest alternative offers to the participants of ESAO 2024. If the participant agrees, he or she will be assigned to the alternative offer free of charge. Should this not be acceptable to the participant, any potentially paid fees will be reimbursed to the full amount. Further claims, regarding reimbursement of travel or accommodation costs as well as absence from work, are excluded.

PRO-CVE reserves the right to any changes in organization, staffing or location or the procedure of ESAO 2024, provided these do not significantly affect the overall character of the educational event.

In the event that the Congress cannot be held or will have to be changed due to events beyond the control of PRO-CVE (force majeure) or due to events which are not attributable to wrongful intent or gross negligence of PRO-CVE, PRO-CVE cannot be held liable for any damages, costs, or losses incurred. Under these circumstances, PRO-CVE reserves the right to withhold costs already incurred and not reimbursable by third parties for the organization of the congress, up to a maximum of the registration fee paid.

PRO-CVE also reserves the right to cancel the event at short notice if the Federal or State Ministry of Health, the Health Department of the Aachen City Region or the Lord Mayor recommends that this event or events of this type be cancelled. The same applies if the respective competent authorities recommend a terrorist threat.

All event documents (both in physical and in digital form, such as e.g. video and audio recordings) are protected by copyright. The multiplication, distribution or other usage of the documents as well as any documents, graphics, audio-visual materials as well as other information carriers provided by PRO-CVE or its agents is only permitted with express written consent by PRO-CVE.

ESAO 2024 is carefully prepared and executed by the congress’s organizing committee. PRO-CVE does not assume any liability for the timeliness, accuracy and completeness of the event documents and presentations, the execution of the ESAO 2024 and its contents. In particular, PRO-CVE does not assume any liability for possible damages resulting from the application or distribution of knowledge acquired or conveyed in the course of the ESAO 2024.

PRO-CVE is liable for such property and financial damages it is at fault for, no matter for which legal reason – but only insofar as it can be charged with malicious intent or gross negligence.

PRO-CVE is not liable for damage (in particular personal injury or damage to property) culpably caused by the participant during their stay on the premises or in the venue of an event. The participant releases the PRO-CVE from any unjustified claims by third parties in this context and from including all expenses and legal costs.

PRO-CVE are not liable for physical injuries suffered by the participant during their visit to the event (as well as arrival and departure or the duration of their stay) due to their own fault.

PRO-CVE is not liable for damage and / or loss of things and objects that the participant brings, leaves or forgets for the duration of his stay during an event.

Photographs/audio-visual recordings
Within ESAO 2024, taking photographs or creating audio-visual recordings of any kind is forbidden for persons who are not specifically assigned by PRO-CVE.

Data protection
PRO-CVE and its agent’s process and store the data collected as part of the participation in ESAO 2024 and permanently guarantee the protection of such data.

When commissioning services that are related to the personal data of third parties, an order processing contract is concluded in accordance with the GDPR. Participants will be informed about the data processing by the PRO-CVE during a registration process and asked to agree to the data protection information.

Applicable law, foreign language and place of jurisdiction
The business relationships between the PRO-CVE and the participant are subject to the law of the Federal Republic of Germany to the exclusion of the UN sales law.

If these General Terms and Conditions (GTC) are translated into a foreign language, the German version of the GTC is always decisive in the event of linguistic ambiguities.

If a provision of these terms and conditions is not legally effective in whole or in part, this does not affect the legal validity of the rest of the agreement. The contracting parties agree to make a replacement provision that comes as close as possible to the meaning and purpose of this ineffective provision.

The court of jurisdiction is Aachen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Für die Teilnahme an der ESAO 2024 der PRO-CVE gelten ausschließlich die vorliegenden Geschäftsbedingungen. Andere widersprüchliche Geschäftsbedingungen Dritter oder Teilnehmer gelten nicht.

Registrierung / Bestätigung der Registrierung
Registrierungen für die ESAO 2024 werden über das von der PRO-CVE bereitgestellte elektronische Registrierungsportal akzeptiert.

Datenschutzinformationen für dieses Portal finden Sie unter

Mit der Registrierung für die ESAO 2024 haben die Teilnehmenden den Inhalt und die Definition der Zielgruppen anerkannt und sind damit einverstanden.

Die Registrierung wird erst durch eine Bestätigung der erfolgreichen Registrierung per E-Mail rechtsverbindlich.

Jede rechtsverbindliche Registrierung unterliegt diesen Geschäftsbedingungen.

Die Teilnahme an der ESAO 2024 sowie zusätzliche Dienstleistungen sind kostenpflichtig pro Person und Durchführung. Die Kosten des Zahlungsverkehrs gehen grundsätzlich immer zu Lasten der/des Teilnehmenden.

Die Teilnahmegebühr ist sofort fällig und ohne Abzug per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto zu zahlen.

Im Falle eines Zahlungsverzugs, wird eine Zahlungserinnerung kostenfrei innerhalb von spätestens 10 Tagen versendet, danach können Mahn- und Bearbeitungskosten von bis zu 2% der ausstehenden Summe anfallen. Optional behält sich die PRO-CVE bei nicht erfolgender Zahlung das Recht einer Stornierung und Weitergabe des Platzes vor.

Die Teilnehmer haben das Recht, von ihrer verbindlichen Anmeldung zurückzutreten. Eine solche Stornierung ist schriftlich per Brief oder E-Mail an zu erklären.

Je nach Zeitpunkt, zu dem die Teilnahme an der ESAO 2024 storniert wurde, fallen Stornogebühren an.

Die Stornogebühren können in den Teilnehmerverträgen individuell festgelegt werden. Wenn nicht anders definiert, gilt folgendes:
• Bis zu 2 Wochen vor der Veranstaltung wird eine Stornogebühr von 50% erhoben
• Bei einer Stornierung ab 2 Wochen vor der Veranstaltung wird eine Stornogebühr in Höhe des Ticketpreises fällig

Alternativ steht es dem Stornierenden frei, eine Ersatzperson für die Teilnahme an der ESAO 2024 zu benennen, ohne dass Gebühren anfallen.

Nimmt ein angemeldeter Teilnehmer nicht am Kongress teil, ist die volle Teilnahmegebühr zu entrichten.

Bei krankheitsbedingter Absage oder vorzeitiger Abreise des Teilnehmers besteht kein Anspruch auf teilweise oder
vollständige Rückerstattung der bereits gezahlten Veranstaltungsgebühren.

Stornierung durch den Veranstalter / Veranstaltungswechsel
Sollten sich wider Erwarten zu wenige Teilnehmende für die ESAO 2024 anmelden, behält sich die PRO-CVE vor, der
Kongress nur in digitaler Form anzubieten oder abzusagen.

Die Teilnehmenden würden bei Absage des Veranstaltenden umgehend informiert werden. Die PRO-CVE wird den
Teilnehmenden der ESAO 2024, soweit möglich und unter den gegebenen Umständen angemessen, alternative Angebote
vorschlagen. Wenn die Teilnehmenden zustimmen, wird ihnen das alternative Angebot kostenlos zugewiesen. Sollte dies für
die/den Teilnehmende/n nicht akzeptabel sein, werden eventuell gezahlte Gebühren in voller Höhe erstattet.

Die PRO-CVE behält sich das Recht vor, Änderungen in Organisation, Personal oder Standort oder im Verfahren von der
ESAO 2024 vorzunehmen, sofern diese den Gesamtcharakter der Bildungsveranstaltung nicht wesentlich beeinflussen.

Für den Fall, dass der Kongress aufgrund von Ereignissen außerhalb der Kontrolle von der PRO-CVE (höhere Gewalt) oder
aufgrund von Ereignissen, die nicht auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit von der PRO-CVE zurückzuführen sind, nicht
abgehalten werden kann oder geändert werden muss, kann die PRO-CVE nicht haftbar gemacht werden für entstandene
Schäden, Kosten oder Verluste. Unter diesen Umständen behält sich die PRO-CVE das Recht vor, bereits angefallene Kosten, die von Dritten für die Organisation der Tagung nicht erstattet werden, bis zu einem Höchstbetrag der gezahlten
Anmeldegebühr einzubehalten.

Die PRO-CVE behält sich außerdem das Recht vor, die Veranstaltung kurzfristig abzusagen, wenn eine Empfehlung des
Bundes-, Landesgesundheitsministeriums, des Gesundheitsamts der Stadt Essen oder des Oberbürgermeisters
ausgesprochen wird, diese Veranstaltung oder Veranstaltungen dieser Art abzusagen. Gleiches gilt bei entsprechender
Empfehlung bei Terrorgefahr der jeweils zuständigen Stellen.

Urheberrechte ©
Alle Ereignisdokumente (sowohl in physischer als auch in digitaler Form, wie z. B. Video- und Audioaufnahmen) sind
urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung, Verbreitung oder sonstige Verwendung der Dokumente sowie aller
Dokumente, Grafiken, audiovisuellen Materialien sowie anderer Informationsträger, die von der PRO-CVE oder seinen
Vertretenden bereitgestellt werden, ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung von der PRO-CVE gestattet.

Die ESAO 2024 wird vom Organisationskomitee sorgfältig vorbereitet und durchgeführt. Die PRO-CVE übernimmt keine
Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Veranstaltungsdokumente und -präsentationen, die Ausführung
der ESAO 2024 und seiner Inhalte. Insbesondere übernimmt die PRO-CVE keine Haftung für mögliche Schäden, die sich aus
der Anwendung oder Verbreitung von Wissen ergeben, das im Rahmen der ESAO 2024 erworben oder vermittelt wurde.

Die PRO-CVE haftet für solche Sach- und finanziellen Schäden, für die es ein Verschulden trifft, egal aus welchem rechtlichen Grund - aber nur insoweit, als es mit Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit angeklagt werden kann.

Die PRO-CVE haftet nicht für Schäden (insbesondere Personen und Sachschäden), die die/der Teilnehmende während
ihres/seines Aufenthaltes auf dem Gelände oder in der Veranstaltungsstätte einer Veranstaltung schuldhaft verursacht. Die/Der Teilnehmende stellt der PRO-CVE von jeder in diesem Zusammenhang unberechtigten Inanspruchnahme Dritter und
Einschluss sämtlicher Aufwendungen und Rechtsverfolgungskosten frei.

Die PRO-CVE haften nicht für Körperschäden, die die/der Teilnehmende während ihres/seines Veranstaltungsbesuches (sowie An- und Abreise oder Aufenthaltsdauer) aufgrund eigenen Verschuldens erleidet.

Die PRO-CVE haften nicht für Schäden und/oder Verlust von Sachen und Gegenständen, die die/der Teilnehmende für die
Dauer ihres/seines Aufenthaltes während einer Veranstaltung einbringt, hinterlässt oder vergisst.

Fotos / audiovisuelle Aufnahmen
Innerhalb der ESAO 2024 ist das Aufnehmen von Fotos oder das Erstellen von audiovisuellen Aufzeichnungen jeglicher Art für Personen verboten, die nicht speziell von der PRO-CVE zugewiesen wurden.

Die PRO-CVE und sein Vertreter verarbeiten und speichern die im Rahmen der Teilnahme an der ESAO 2024 gesammelten
Daten und gewährleisten dauerhaft den Schutz dieser Daten.

Bei Beauftragung von Dienstleistungen, die mit persönlichen Daten Dritter zusammenhängen, wird ein Auftragsverarbeitungs-
Vertrag nach DSGVO abgeschlossen. Teilnehmende werden während eines Anmeldeprozesses über die Datenverarbeitung
durch die PRO-CVE aufgeklärt und aufgefordert, den Datenschutzhinweisen zuzustimmen.

Anwendbares Recht, Fremdsprache und Gerichtsstand
Die Geschäftsbeziehungen zwischen der PRO-CVE und der/dem Teilnehmenden unterliegen dem Recht der Bundesrepublik
Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Werden diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in eine Fremdsprache übertragen, ist bei sprachlichen Unklarheiten
immer die deutsche Version der AGB ausschlaggebend.

Sollte eine Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen ganz oder teilweise nicht rechtswirksam sein, berührt das die
Rechtsgültigkeit der übrigen Vereinbarung nicht. Die Vertragsparteien vereinbaren eine dem Sinn und Zweck dieser
unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommende Ersatzbestimmung zu treffen.

Gerichtsstand ist Aachen.

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